Lista pytań, które musisz zadać przy wyborze sali weselnej
Kiedy jesteś przed tym ważnym wyborem w swoim życiu, prawdopodobnie na Twoim palcu lśni pierścionek, a Ty wypowiedziałaś symboliczne „tak’’ swojemu partnerowi. Rodzina zawiadomiona, przyjaciółki składają gratulację, a Wy powoli rozglądacie się za lokalem, w którym odbędzie się ten ważny dzień.
Większość par na początku stara się zasięgnąć opinii o danym miejscu od osób, które organizowały tam swoje wesele. A co w sytuacji, kiedy decydujecie się na zupełnie nowe miejsce, nie znacie o nim żadnych opinii i nie wiecie czego się spodziewać? Z pomocą przyjdzie Wam na pewno lista opracowanych pytań, które koniecznie musicie zadać, zanim podejmiecie decyzję, czy decydować się na dany lokal, czy szukać czegoś innego.
Pytania podzieliłam na kategorie - każda z nich dotyczy innego aspektu i porusza inny problem.
Koszty wynajmu sali
Koszty organizacji wesela nie należą do najniższych, więc warto dowiedzieć się, co sala konkretnie oferuje w danej cenie.
Podczas poszukiwania sali weselnej zapewne większość par ma już sprecyzowaną liczbę gości i na jej podstawie szuka lokalu. Podstawowym pytaniem w związku z tym będzie na pewno, ile zapłacimy za jedną osobę. Warto tutaj doprecyzować, cenę za osobę dorosłą i dzieci. Sporo sal weselnych ma upusty dla dzieci do 3 lat - zazwyczaj nie płacimy za nie wcale - lub dla dzieci starszych do 7 lat - pokrywamy tylko 50% pełnej sumy.
Ważną kwestią jest również to, czy organizujecie wesele z alkoholem czy bez. Jest to istotne, ponieważ w trakcie wyboru sali weselnej warto dopytać, czy w cenie za tak zwany ‘talerzyk’ wliczony jest alkohol, czy ponosimy dodatkowe koszty. Jeżeli nie jest wliczony w cenę, to czy rozliczany jest na zasadzie płatności od osoby, czy od butelki? Z wiadomych przyczyn bardziej opłacalną opcją będzie dla nas płatność liczona od osoby. Wtedy możemy wyeliminować osoby niepełnoletnie i niepijące, co automatycznie obniży nam koszty.
Podczas wyboru sali warto również zapytać, czy wybrana przez nas dysponuje określonym limitem gości, a także czy istnieje minimalna liczba osób, od której możemy zorganizować przyjęcie. Wiele sal zaznacza w regulaminie, że zajmuje się organizacją przyjęć tylko wtedy, jeżeli zadeklarujemy konkretną liczbę ustaloną przez nich z góry.
Poruszcie kwestię rezerwacji i płacenia. Wiadomo, że raczej rzadko można trafić na pary, które od razu w trakcie oglądania sali weselnej po raz pierwszy decydują się na rezerwacje terminu i wpłacenie zaliczki. Wolą pochodzić po innych obiektach, porównać ceny, zobaczyć wnętrze. Jest to rzeczą naturalną i właściciele czy menadżerowie sal liczą się z taką sytuacją. Warto jednak zapytać, do kiedy należy ostatecznie się zdecydować i jaka ma być wysokość zaliczki, która zagwarantuje wam organizację wesela w wybranym terminie.
Mimo tego, że podczas pierwszego spotkania podaliście orientacyjną liczbę gości, im bliżej Tego Dnia, ta liczba może ulegać zmianie. Niestety zazwyczaj na niekorzyść pary, czyli po prostu może ktoś może Wam odmówić. Musicie wiedzieć, do kiedy należy podać ostateczną liczbę gości, a żeby ją poznać, najlepiej umieśćcie na zaproszeniach prośbę o potwierdzenie przez gości swojej obecności. Jest to dla Was o tyle wygodne, że jeżeli macie pewność, że ktoś zrezygnował i nie podajecie go podczas deklaracji ostatecznej liczby weselników, to nie ponosicie za niego kosztów.
Przed podpisaniem umowy, przeczytajcie ją dokładnie! Poproście menedżera/właściciela sali o przykładowy egzemplarz umowy, weźcie ją najlepiej do domu i na spokojnie przeanalizujcie punkt po punkcie. Zapisujcie wątpliwości i nie bójcie się ich rozwiać podczas kolejnego spotkania! Warto również zapobiegawczo zasięgnąć informacji co w sytuacji, kiedy zdecydujemy się na wypowiedzenie umowy z jakiejkolwiek przyczyny.
Menu weselne
Menu to kolejna sprawa, która może spędzać Wam sen z powiek. Ustalcie ostateczny termin, do którego możecie je modyfikować. Dobrym rozwiązaniem jest poproszenie osoby, z którą ustalacie szczegóły, o możliwość zobaczenia sali weselnej kilka godzin przed przybyciem weselników, którzy organizują swój dzień w wybranym przez Was lokalu. Zobaczycie wtedy na żywo, jak wyglądają stoły, jak są rozłożone, jak przebiega organizacja i może to rozwieje Wasze pozostałe wątpliwości.
Mimo że może wydać się to dziwne, niektóre lokale pobierają dodatkowe opłaty za wykorzystany gaz, prąd czy wodę. Musicie to wiedzieć przed podpisaniem umowy i poprosić, żeby w umowie zamieścić informację, że stany licznika zostaną przez Was odczytane dzień przed weselem i dopisane do umowy. Wtedy macie pewność, że zapłacicie tylko za to, co rzeczywiście zostało przez Was zużyte.
Zapoznajcie się również z kwestią ostatecznej płatności. Ile % musicie zapłacić przed uroczystością, a ile po. Wiadomo, że niektóre pary mają ograniczone budżety i jeżeli istnieje możliwość płatności większej sumy gotówki po uroczystości, to uda się im pokryć koszty z prezentów, które otrzymali. Jeżeli organizujecie wesele, na które zapraszacie sporą liczbę osób, spróbujcie ponegocjować i zapytać, czy w tej sytuacji istnieje możliwość otrzymania rabatu.
Alkohol na weselu
Powróćmy do kwestii alkoholu, która została poruszona wcześniej. Podczas organizacji wesela dowiedzcie się, czy jest możliwość wniesienia własnego alkoholu na salę. Może ktoś z rodziny planuje przygotować specjalne nalewki na tą okazję? Zapytajcie jakie wymogi musi spełniać taki trunek i jak wygląda jego przechowywanie przed weselem.
Czy sala dysponuje specjalnie klimatyzowanym pomieszczeniem na alkohol i czy jest ono dobrze chronione? Jeżeli w grę wchodzi tylko wniesienie ogólnodostępnych napojów warto wiedzieć, czy pobierana jest tzw. opłata korkowa, w skład której wchodzi właśnie np. magazynowanie trunków.Jeżeli jest to nieuniknione dowiedzcie się ile wynosi. Jeżeli sala zapewnia alkohol, zapoznajcie się z markami, które oferują oraz rodzajami trunków. Zapytajcie, czy jest możliwość zaproponowania własnych marek i czy w takiej sytuacji sala podejmie się zakupu konkretnych alkoholi.
Najważniejszym pytaniem, jeżeli jesteśmy w tym temacie jest, ile alkoholu przypada na osobę? Czy sala oblicza to właśnie konkretnie na pojedynczego gościa czy na parę? Co w sytuacji, kiedy zabraknie alkoholu? Czy musimy wtedy organizować go we własnym zakresie, czy sala bierze za to pełną odpowiedzialność?
Ustalcie na początku, kto na weselu zajmuje się dysponowaniem trunków. Możecie zdecydować, że kelnerzy się tym zajmą albo postawić na starostów. O ile w pierwszym przypadku macie średnią kontrolę nad stanem i zużyciem zapasów, o tyle w przypadku osób zaufanych, nie musicie o tym martwić. Zapytajcie, czy alkohol znajduje się w pomieszczeniu, do którego dostęp mają tylko wspomniani kelnerzy lub starości i czy jest ono zamykane na klucz.
Obiekt i wyposażenie
Przenieśmy się na salę weselną i przynależne do niej pomieszczenia, z których będziecie korzystać. Pewnie w trakcie trwania wesela nie zauważycie nawet, jak szybko mija czas! Nie możecie zapomnieć jednak o tym, żeby zawrzeć w umowie godziny planowanego rozpoczęcia i zakończenia zabawy. Jeśli obawiacie się, że szaleństwo może się przedłużyć zapytajcie, ile wynosi dopłata za dodatkowe, nieplanowane godziny. No i najważniejsze, o ile maxymalnie możecie przedłużyć czas trwania wesela. Wiadomo, że jeśli planujecie świętować przez dwa dni, obsługa musi wszystko przygotować na drugi dzień Waszego przyjęcia.
Pewnie mniej więcej macie określoną liczbę osób, które zorganizują sobie prywatny transport. Warto dowiedzieć się, iloma miejscami parkingowymi dysponuje lokal i czy są one strzeżone.
Podstawą w trakcie organizowania wesela, szczególnie w miesiącach letnich jest informacja, czy na sali weselnej jest klimatyzacja. Sprawdźcie koniecznie czy działa i poproście obsługę o włączenie jej przy Was.
Pomyślcie również o gościach, którzy palą i zorganizujcie im takie miejsce, w którym będą mogli zapalić w trakcie przerwy między zabawą. W czasie prezentacji lokalu zapewne dowiecie się, czy sala do tańczenia jest połączona z częścią jadalną. Zapytajcie, jak lokal proponuje rozmieścić stoły i w którym miejscu przygotują stolik dla Waszego kamerzysty, zespołu czy fotografa. Poznajcie również koszty menu dla tych osób. Być może mają dla nich specjalne zniżki?
W trakcie zabawy możecie nie zauważyć przechodzącej obok kelnerki, która niesie zastawę. Co w sytuacji, kiedy coś stłuczecie? Kto ponosi koszty?
Sprawdźcie wyposażenie toalet i koniecznie upewnijcie się, że w trakcie wesela ktoś będzie odpowiadał za ich czystość i wyposażenie. Poproście lokal o przygotowanie ‘koszyczków pierwszej pomocy’. Jeżeli nie zajmują się tym, koniecznie zróbcie to sami!
Zapytajcie o agregat, chyba nikt nie chce, żeby jego wielki dzień został przerwany z powodu braku prądu. Jeżeli do obiektu przynależy ogródek dowiedzcie się, czy Wasi goście mogą z niego korzystać i na jakich zasadach? Możecie mieć również obawy, czy na wesele może dostać się ktoś z zewnątrz? Jakiś nieproszony gość? Porozmawiajcie o tym z osobą, która pomaga Wam w organizacji i zapytajcie, jak reagują w takiej sytuacji? Czy lokal posiada ochronę? Jeżeli chcecie zaskoczyć gości pokazem sztucznych ogni, specjalnym barem, czy wiejskim stołem upewnijcie się, czy te atrakcje lokal oferuje w cenie wybranego przez Was pakietu, czy są one dodatkowo płatne.
Walory estetyczne miejsca na pewno wpłyną również na końcową opinię Waszych gości o całej imprezie. Zapytajcie o dekorację sali. Kto się tym zajmuje, ile wynosi koszt dodatkowej dekoracji? Czy właściciel/menedżer posiada jakieś zdjęcia wcześniejszych dekoracji? A może dekoracja lokalu jest w cenie? Pewnie wielu z nas jest indywidualistami i chce udekorować miejsce według własnych upodobań. Musicie wtedy wiedzieć, na ile możecie sobie pozwolić, a czego unikać.
Poproście o prezentację zastawy i sprawdźcie, jak prezentują się okrycia na krzesła. Przedyskutujcie również kwestię stołu. Zastanówcie się, czy postawić na elegancję i zdecydować się na okrągłe stoły, czy na klasykę i zostać przy najpopularniejszym ustawieniu stołów w kształcie litery ‘U’.
Jedzenie
Nie możecie zapomnieć o jedzeniu i wszystkich kwestiach, które są z nim związane. Wybraliście pakiet, zapłaciliście, goście zadowoleni, najedzeni, a sporo jedzenia zostało. Co w takiej sytuacji? Czy możecie zabrać jedzenie do domu? Jeżeli tak, to czy macie sami zapewnić odpowiednie pojemniki na żywność, czy dysponuje takimi lokal?
Poproście o pokazanie Wam kuchni, pozwoli Wam to ocenić sytuację, jak lokal podchodzi do kwestii czystości wydawania posiłków i dbania o detale. Nie wstydźcie się prosić o próbkę dania, które chcecie mieć w weselnym menu!
Dokladnie dopytajcie o ilość kawy, herbaty, soku na jedną osobę. Zwróćcie uwagę, czy napoje gazowane są w cenie, czy są dodatkowo płatne. Wiele par daje się na to nabrać! To samo z owocami. - dowiedzcie się ile i jakie rodzaje oferuje lokal. Koniecznie zapytajcie o koszt owoców w sytuacji, kiedy bierzecie ślub zimą i trudno wtedy o sezonowe przysmaki.
Ustalcie liczbę ciepłych i zimnych dań. Dokładnie sprecyzujcie godziny poszczególnych posiłków.
Nie możecie zapomnieć o torcie! Pierwszym pytaniem powinno być, czy sala oferuje tort weselny w cenie. Jeżeli tak, to czy macie jakikolwiek wpływ na jego wygląd/smak? Jeżeli nie ma go w ofercie, to ile musicie zapłacić za jego upieczenie? A może macie kogoś w swoim otoczeniu, kto przygotowałby dla Was taki tort? Musicie mieć pewność, czy sala zezwala na takie rozwiązanie. Z ich strony może pojawić się obawa o spełnienie warunków sanitarno-epidemiologicznych. Mimo że Ty ufasz prywatnie osobie, która zajmie się przygotowaniem tortu, musisz pamiętać o tym, że w razie zatrucia gości, to nie Ty a lokal bierze odpowiedzialność za to co się stało.
Czy lokal przygotowuje paczki dla gości ze słodkościami, czy my musimy się tym zająć? Zapytajcie, o możliwość przygotowania stołu ze słodkościami czy fontanny czekoladowej. Może koszty nie będą duże, a zrobi to wrażenie na gościach! Ustalcie, co pojawi się na takim stole.
Koniecznie zwróćcie uwagę na to, czy porcje obiadowe podawane są na półmiskach, gdzie gość ma wolną rękę, czy dania są nakładane na talerze i podawane. Upewnijcie się również, że sala zadba o przywitanie was chlebem i solą i na nowej drodze życia poczęstuje szampanem.
Nie zapomnijcie o noclegach dla gości szczególnie wtedy, gdy na Waszym weselu pojawi się dużo przyjezdnych. Zapytajcie, czy lokal dysponuje bazą noclegową, a jeżeli nie, to czy ma w okolicy kogoś zaufanego.
Nie zapomnijcie o sobie! Dowiedzcie się, czy lokal może Wam przygotować apartament dla nowożeńców i jaki jest tego koszt. Upewnijcie się, do której godziny musicie opuścić pokoje i zadbajcie o śniadanie. Ustalcie, co to będzie i jaki będzie jego koszt.
Kiedy wszystkie wątpliwości zostaną rozwiane przez obsługę, to tylko do Was należy decyzja czy wybrany przez Was lokal jest tym, w którym chcecie zorganizować Wasz Wielki Dzień :)
