W czym może pomóc stworzenie harmonogramu przyjęcia weselnego?
Chociaż dzień ślubu mija niestety jak jedna minuta, to każda panna młoda pragnie przeżyć ten dzień bez żadnych zaskakujących sytuacji. Aby temu zapobiec, zaleca się stworzenie harmonogramu ślubu oraz wesela.
To niezbędne, nawet jeśli korzystacie z kompleksowych usług wedding plannera oraz gdy Wasza sala dysponuje osobą odpowiedzialną za koordynację przyjęcia.
O ile harmonogram ślubu jest dość oczywisty, ponieważ składa się głównie z ustaleń z księdzem podczas próby, tak przyjęcia weselnego jest nieco bardziej skomplikowany. Po pierwsze, trwa zdecydowanie dłużej, a po drugie jest wypełnione szeregiem zdarzeń.
Przedstawię Wam powody, dla których warto stworzyć harmonogram wesela oraz jego przykładowy schemat.
Czym jest harmonogram wesela?
Harmonogram wesela to spis najważniejszych zdarzeń oraz atrakcji ułożonych chronologicznie.
Plan weselny rozpoczyna się zazwyczaj od wejścia pary młodej na salę weselną, a kończy na oczepinach bądź wyznaczonej godzinie zakończenia wesela. W planie weselnym nie może zabraknąć najważniejszych posiłków, jak ciepła kolacja czy tort, oraz wszelkich atrakcji. Jeśli zamówiliście fotobudkę lub drink bar oraz inne atrakcje, to również powinniście umieścić tę informację w harmonogramie wesela.
Harmonogram powinien być prosty oraz czytelny dla gości - należy wpisać godzinę + tytuł zdarzenia + ewentualna grafika. Może być on umieszczony na sztaludze czy w ramie, podobnie jak plan stołów, albo po prostu tradycyjnie rozłożony na stolikach gości.
Jeśli zdecydujecie się stworzyć harmonogram wesela, to warto zlecić jego wykonanie oraz wydruk Waszej firmie od papeterii ślubnej.
Powody, dla których warto stworzyć harmonogram wesela
Punkt odniesienia dla Pary Młodej
Podczas tworzenia planu wesela, przyszli nowożeńcy mogą zadecydować ile powinno być atrakcji, jak długo mają trwać i w jakiej kolejności powinny się odbywać.
Niezbędne do jego stworzenia będzie menu z dokładnymi godzinami posiłków, aby czasem atrakcja nie odbywała się podczas podawania ciepłej kolacji. Kiedy już nadejdzie ten ważny dzień, harmonogram wesela pozwoli parze młodej nieco odetchnąć, nie martwiąc się o to, kiedy powinni wręczyć podziękowania dla rodziców czy udać się na zdjęcia z rodziną.
Warto wtajemniczyć w niego wcześniej swoich świadków albo poprosić ich nawet o wspólne stworzenie planu. Dzięki temu, będą koordynować działaniami i z pewnością przypomną Wam o wielu zdarzeniach w euforii radości i wzruszeń :)
Współpraca między salą, a zespołem
Bardzo ważną kwestią podczas przyjęcia weselnego jest uzupełnianie działań zespołu z działaniami sali, tzn. wydawaniem posiłków. Nie można dopuścić do sytuacji, że sala właśnie wydała ciepły posiłek, a zespół prosi gości do atrakcji weselnej. Dlatego ważne jest ustalenie godzin wydawania posiłków oraz ogólnego menu z salą weselną przed stworzeniem harmonogramu.
Jeśli chodzi o porady z mojej strony w kwestii ułożenia tego wszystkiego w spójny harmonogram, to po pierwsze należy rozpisać sobie posiłki godzinami, zostawiając między nimi odstępy. W tych odstępach należy wpisać dane zdarzenie bądź atrakcje. Gdy został podany obiad weselny bądź ciepły posiłek, to wiemy, że w tym czasie musimy dać gościom dłuższą chwilę na zjedzenie dania. Nie możemy ich odciągnąć od niego, bo oczywiście nie chcemy, aby musieli jeść zimne posiłki. Natomiast w czasie, gdy kuchnia zaserwowała tzw. zimną płytę, możemy pozwolić sobie na zorganizowanie atrakcji oraz bloku tanecznego. Gdy goście się zmęczą, będą mogli dowoli wrócić do stolika i zjeść sobie posiłek.
Przygotowany harmonogram należy wręczyć również zespołowi. Dzięki temu, będą mogli informować na bieżąco gości o nadchodzących zdarzeniach, jak na przykład pierwszy taniec czy krojenie tortu weselnego. Jeśli zaplanowaliście atrakcję, możecie poprosić zespół, aby co jakiś czas przypominał o nich gościom. Szczególnie jeśli są to atrakcje czasowe, jak np. fotobudka. Wynajmuje się ją zazwyczaj na kilka godzin, dlatego przyda się przypominajka ze strony zespołu, aby wszyscy goście z niej skorzystali. Podobnie, gdy jakaś z atrakcji zostanie opóźniona.
Pomoc dla gości w organizowaniu czasu
Harmonogram wesela będzie również pomocny dla samych gości weselnych - szczególnie tych starszych oraz rodzin z dziećmi. Plan weselny pozwoli im zorganizować czas na spacery z dziećmi , karmienie ich oraz zaplanowanie powrotu do domu. Podobnie starsze osoby, które niekoniecznie muszą czuć się na siłach, aby pozostać do białego rana. Harmonogram ten będzie także dobrym rozwiązaniem dla młodszych gości, którzy często korzystają ze świeżego powietrza. Nie tylko w celu zapalenia papierosa, ale po prostu spędzenia czasu w ogródku ze znajomymi.
Zerkając na plan weselny, każdy z gości będzie mógł wybrać odpowiedni moment na wspomniany już powrót do domu, jak i inne czynności. Wiedząc, że o godzinie 20.00 zostanie otwarta fotobudka, goście nie zdecydują się na wyjście do ogrodu czy na kolejną lampkę wina, kiedy za moment dostępny będzie drink bar.
Wielu gości naprawdę planuje swój czas na weselu i harmonogram jest dla nich niezastąpioną pomocną :)
Przykładowy harmonogram wesela
Rozpisałam Wam przykładowy plan wesela, aby łatwiej było Wam rozplanować własne przyjęcie.
Załóżmy, że msza święta rozpoczęła się o godzinie 16.00 i planowo trwała jedną godzinę wraz z podpisywaniem dokumentów przez nowożeńców. Z Kościoła na salę jest odległość 20 km, dlatego nowożeńcy pojawią się przed salą około 17.30.
Pamiętajmy, żeby doliczyć zawsze kilka awaryjnych minut, aby nie trzeba było skracać jakiegoś zdarzenia :)
17.45-18.00 - powitanie Państwa Młodych chlebem i solą na sali weselnej
18.00-18.30 - życzenia gości (należy wziąć pod uwagę ilość gości; przy 120 osobach należy przeznaczyć na życzenia od 30 do 45 minut)
18.30-18.45 - zasiadanie do stolików
18.45-19.00 - powitanie gości przez parę młodą oraz zaproszenie na wspólną kolację
19:30-19:45 - pierwszy taniec
19:45 - 20:15 - I blok taneczny
20.15 - zaproszenie gości na tort weselny
20.20 - krojenie tortu weselnego
20:30 - 21:00 - tort weselny + bufet kawowy
21:00 - 21.30 - I blok taneczny + fotobudka + zimna kolacja
21:30 - I zabawa weselna
21:50 - zaproszenie na II ciepłą kolację
22.00-22.30 - II kolacja
22:30 - 23.00 - III blok taneczny + open bar + zimne przekąski
23:00 - koniec fotobudki
23.00-23.30 - wspólne zdjęcia z Parą Młodą
23.30-23.50 - IV blok taneczny
00:00-00.30 - oczepiny + podziękowania dla rodziców
00:30 - 01:00 - III ciepła kolacja
01:00 - zimne ognie + wspólne zdjęcia
01:30 - II zabawa weselna
01.45-2:30 - V blok taneczny
2:30 - IV ciepła kolacja
3:00 - 5:00 - VI blok taneczny + zimne przekąski
5:00 - podziękowanie dla gości i pożegnanie zespołu
Oczywiście każdy harmonogram będzie uzależniony od ilości posiłków oraz zaplanowanych atrakcji i zabaw weselnych. Jak widzicie, najważniejsze jest dawkowanie tych atrakcji, aby goście mogli się wytańczyć między posiłkami. Co więcej, żeby nie zanudzili się na Waszym weselu :)
Harmonogram wesela to naprawdę ważna kwestia podczas przygotowań ślubnych. Dzięki niemu współpraca między usługodawcami będzie przebiegać pomyślnie, a para młoda nie będzie stresować się uciekającym czasem. Mam nadzieję, że Was o tym przekonałam oraz nieco doradziłam, jak stworzyć prawidłowy harmonogram wesela.
