Czy popełniasz te błędy w e-mailach?
E-maile stały się codziennym narzędziem w pracy przedsiębiorcy. Bywa, że siadasz z kubkiem kawy o poranku i to właśnie od nich zaczyna się dzień w biurze.
Sprawdź, czy nie popełniasz tych błędów prowadząc internetową korespondencję.
Błędy w mailingu
Odpowiedź automatyczna
Automaty są dobre, ale gdy jesteś na wakacjach, masz urlop i chcesz poinformować klienta, że odpowiedź na to zapytanie może się wydłużyć. W przeciwnym razie - nie korzystaj z nich.
Lepiej jest przygotować sobie schematy odpowiedzi na różne pytania, niż korzystać z automatów. Pamiętaj jednak, że nie może to być wyczuwalne. Jeśli klient o coś pyta - powinien dostać na to odpowiedź. Zanim więc wkleisz treść swojego e-maila upewnij się, że znajdują się tam wszelkie treści o które klient pytał.
Brak odpowiedzi na wszystkie pytania zadane w temacie
Klient pisze e-maila, bo chce otrzymać konkretne informacje o ofercie. A co otrzymuje? Odpowiedź, która jest jakimś gotowcem wysyłanym do każdego. Tak się nie robi. To nie newsletter, gdzie jedna treść trafia do wszystkich odbiorców.
Skoro klient zadał sobie tyle trudu, by napisać e-maila i wystosować w nim prośbę o odpowiedź na pytania, to trzeba także włożyć pracę w to, by na nie odpowiedzieć.
Odsyłanie do strony
Nawet jeśli na stronie masz całą ofertę, warto umieścić ją w treści e-maila i ewentualnie zaprosić jeszcze klienta na stronę.
Brak odpowiedzi na wiadomość
Czy wiecie, że niektórzy nie odpowiadają na wiadomości, gdy pytani są o termin, który mają zajęty? Nie róbcie tego. Każdy e-mail powinien doczekać się odpowiedzi (chyba, że jest dostarczony z adresu noreply@). Dlaczego? Bo to jest część marketingu w firmie. Budujesz swój wizerunek także w ten sposób.
Co możesz zrobić, gdy masz zajęty termin?
- zaproponuj inne rozwiązanie (np. „nie mam wolnego napisu LOVE na ten termin, ale posiadam napis MIŁOŚĆ”),
- znajdź zastępstwo - zaproponuj znalezienie kogoś z wolnym terminem (poszukaj na grupach branżowych).
Uważaj na opcję „prześlij dalej”
Czasami korespondencja odbywa się pomiędzy kilkoma osobami. Np. fotograf przesyła ofertę konsultantce, a ta odsyła ją do klienta. Trzeba na to uważać, co się przekazuje dalej.
Najlepiej jest zredagować tekst, skopiować go i przesłać do klienta w nowej wiadomości. Nieopacznie można bowiem wysłać coś, czego klient nie powinien widzieć.
Pamiętam, że sama kiedyś dostałam wiadomość z całą treścią rozmów pomiędzy dwoma osobami, która absolutnie nie powinna do mnie dotrzeć. Takie błędy stresują, a jak wiadomo - stresu trzeba unikać. Podobnie jak kompromitacji.
Brak tematu wiadomości
Temat wiadomości jest ważną częścią e-maila. Dzięki temu zanim ktoś go przeczyta, to wie już, co znajduje się w środku.
Tematy służą także do organizowania wiadomości w programach pocztowych. A jak wiadomo, pary młode mają mnóstwo różnych spraw do załatwienia i nawet z myślą o nich warto o temat zadbać.
Niewłaściwy adres do korespondencji
O literówki nie trudno. Na te w treści wiadomości można jeszcze przymknąć oko. Jeśli wpisując adres e-mail zrobisz literówkę - to już błąd niewybaczalny.
Dlatego najlepsza opcja jest taka, by zawsze sprawdzać po kilka razy, czy adres się zgadza.
Dobrze jest poprosić kogoś, kto dyktuje nam go przez telefon o dokładne przeliterowanie adresu. A najlepiej - niech wyśle go nam sms-em.
Uwaga na trzy pola - Do, DW, UDW
Czym się różnią od siebie?
- DO - najczęściej używany sposób, używa się go w przypadku korespondencji pomiędzy dwoma osobami.
- DW (do wiadomości) - używa się go w tedy, gdy treść wiadomości między dwoma osobami powinna trafić także do innych, np. konsultantka ślubna koresponduje z panną młodą, ale treść DW trafia do pana młodego.
- UDW (ukryte do wiadomości) - bardzo powszechny błąd to nieużywanie tej funkcji w przypadku, gdy chcemy wysłać masowo korespondencję. Jeśli wysyła się np. kartki na święta dla wszystkich swoich klientów, powinno się ich adresy wkleić właśnie w to pole. Dzięki temu każdy dostanie kartkę, Ty nie będziesz musieć wysyłać pojedynczo e-maili, a klienci nie będą widzieć innych adresów. Błędem jest wysłanie wiadomości do wielu adresatów, gdy wszyscy oni zobaczą swoje adresy e-mail. Niewinne wysłanie kartki może skończyć się karczemną awanturą, zahaczającą o naruszenie RODO.
Gigabajty załączników
Zdarzało się Wam mieć zapchaną skrzynkę, bo ktoś właśnie wysłał Wam gigabajty danych w załącznikach? To nie tylko problematyczne, ale mocno irytujące. A przecież nikt nie chce denerwować swojego klienta.
Zanim wyślesz coś w załączniku sprawdź ile to waży. Lepiej jest czasem umieścić coś w chmurze i podać link klientowi z tłumaczeniem, że zawartość jest na tyle ciężka, że trzeba ją było umieścić na zewnętrznych serwerach.
Wiele osób tłumaczy się tym, że e-maile nie są tak formalne jak niegdysiejsze listy. Nie zgadzam się z tym. Dziś to właśnie one przejęły funkcję tradycyjnej korespondencji. A jak wiadomo, jak Cię widzą tak Cię piszą.
Klient ocenia nas po pierwszym kontakcie. Jeśli ten pierwszy kontakt jest akurat przez e-mail, to czy nie warto zadbać o to, by był wspominany jako profesjonalny?
