Jak przygotować się do urlopu, aby wykorzystać go na 100%? Jak poinformować o nim klienta?
Branża ślubna na urlop wybiera się wtedy, gdy inni już dawno zapomnieli o wypoczynku. Nieliczni mogą pozwolić sobie na niego w miesiącach letnich.
Niezależnie od pory roku, którą wybierzemy na swój czas odpoczynku - należy zadbać o to, by odpowiednio się do urlopu przygotować. Zzapraszam do przeczytania kilku punktów, które zapewnią nam spokój na czas wyjazdu.
Jadę na urlop - i co dalej?
Kiedy wyznaczysz odpowiednią datę to dobrze jest poinformować o urlopie swoich klientów.
Jeżeli w firmie pracuje więcej osób to oczywiście nie ma potrzeby informować wszystkich o urlopie jednej z nich. Wystarczy tylko poinformować tych klientów, którzy konkretnie chcą się umawiać do danej osoby, np. w salonie sukni ślubnych, w salonie fryzjerskim czy kosmetycznym, w agencji ślubnej, w hotelu kiedy na urlop idzie manager, etc. Czasami na czas urlopu wyznacza się osobę do opieki nad klientem. Są to jednak bardzo sporadyczne sytuacje, bo zwykle urlop nie trwa na tyle długo, by ten klient bez nas nie mógł wytrzymać.
Co jednak w przypadku, kiedy na urlop jedzie cała firma, bo składa się ona z dwóch lub jednej osoby?
Poinformuj o tym, że jesteś na urlopie
Informowanie o nieobecności przez pewien czas to podstawa w małych biznesach. Szczególnie, gdy w tym czasie nie pracuje cała firma, bo… cała firma jedzie na urlop.
Zastanów się w jaki sposób klient może próbować skontaktować się z Tobą i tam właśnie zostaw ślad, że w danym okresie trwa przerwa urlopowa.
- Jeśli masz biuro do którego przychodzą klienci lub pracownię - umieść informację na drzwiach w jakich dniach będziesz poza zasięgiem
W dobrym tonie jest pozostawienie numeru telefonu w przypadku, gdy ktoś będzie chciał się z Tobą pilnie skontaktować. Niesie to jednak ryzyko, że ktoś będzie próbował dodzwonić się do Ciebie. Poproś zatem o to, by w pilnych sprawach wysyłać do Ciebie wiadomość z informacją o tym, co nie może poczekać do Twojego powrotu. Dzięki temu będziesz wiedzieć co to za pilna sprawa i jak na nią zareagować.
- Ustaw autoresponder w programie pocztowym
Autoresponder to automatyczna odpowiedź, którą dostaje każdy, kto napisze do Ciebie e-maila.
Przykładowa treść:
„Dzień dobry,
dziękujemy za wiadomość. W dniach od XX.XX do XX.XX przebywamy na urlopie. Na wszystkie wiadomości odpowiemy po powrocie.
W razie pilnej potrzeby skontaktowania się z nami prosimy o smsa na numer XXX-XXX-XXX wraz ze szczegółami.
Pozdrawiamy,
Ania i Piotr XXXXX”.
Dzięki temu nowy klient, który będzie chciał się z Tobą skontaktować, poprosić o ofertę, złożyć zamówienie dostaje dokładną informację o urlopie i albo czeka na to aż wrócisz, albo - szuka dalej, jeśli zależy mu na czasie. Ale przynajmniej nie denerwuje się, że nie można się z Tobą skontaktować.
- Wyślij informację newsletterem
Klienci poinformowani o urlopie odpowiednio wcześniej mogą zamówić u Ciebie produkty wcześniej, bo wiedzą, że w pewnym okresie nie będzie to możliwe. Uwierz, ale często informacja o tym, że jedzie się na urlop, potrafi przyspieszyć zamówienie, podpisanie umowy, na które czekało się tygodniami lub spotkanie, które jakoś do tej pory nie mogło się odbyć.
- Zamieść informacje w mediach społecznościowych:
Facebook - przypięty post - napisz o urlopie, przypnij post u góry strony i niech wisi do czasu, aż wypoczniesz i wrócisz do rzeczywistości. Inną formą może być wykorzystanie banneru (cover photo) z informacją w których dniach będzie utrudniony kontakt z firmą i dlaczego.
Automatyczna informacja na Messengerze - to kolejne miejsce, w którym można ustawić informację o nieobecności. Każdy, kto napisze wiadomość do Ciebie od razu dostaje informacje (jeśli przeoczy przypięty post i wielki banner z napisem „urlop”).
Instagram - post o urlopie - kolejne miejsce, w którym można dać kilka słów o tym, że jedziesz w jakieś piękne miejsce i dopiero po powrocie zajmiesz się ponownie zamówieniami, ofertami, etc.
- Informacja na stronie www, sklepie www lub na blogu. Warto także dać informację w różnych miejscach w sieci o tym, że przez jakiś czas będzie utrudniony kontakt z firmą. Dzięki temu ktoś, kto wejdzie na stronę i będzie chciał zamówić rzeczy ze sklepu dowie się, że przyjdzie mu na nie trochę poczekać.
Czy informowanie o urlopie jest bezpieczne?
To jest najczęstsza obawa wszystkich osób, które wyjeżdżają na urlopy i wiedzą, że w tym czasie wszyscy zostali o tym poinformowani.
Oczywiście, że ogłaszanie w sieci, że przez dwa tygodnie dom stoi pusty, a adres siedziby firmy to właśnie ten dom, to jest poniekąd zaproszenie dla złodziei. Dlatego bezwględnie trzeba zadbać także o to, by mieć do czego wrócić po urlopie. Najlepiej, by ktoś w tym czasie mógł się opiekować domem.
Dzięki temu urlop bedzie spokojny i w sieci będzie można dać znać, że firma w tym czasie ma przerwę.
