Zgłoszenie na Targi Ślubne
W drugiej części poradnika, opisując zasady udziału w targach ślubnych, posłużę się bliskimi mi przykładami z naszych imprez. U innych organizatorów może to wyglądać nieco inaczej. Przed podjęciem decyzji o udziale w targach radził bym zacząć od podstawowego kroku, czyli dokładnego przeczytania regulaminu imprezy.
ZOBACZ REGULAMIN TARGÓW
Na czym polega udział w Targach Ślubnych?
Zgłaszając się na targi, określasz powierzchnię w metrach kwadratowych (m2), którą chcesz wynająć. Robisz to oczywiście na podstawie dostępnych miejsc na planie stoisk*. Minimalna powierzchnia wystawiennicza, którą możesz u nas wynająć, to 4 m2 (2x2 m). Z uwagi na komfort odwiedzających oraz wystawców, nie jest możliwe zarezerwowanie stoiska o mniejszej powierzchni. Możesz oczywiście wybrać dowolną powierzchnię dostępną na planie stoisk - od czterech do nawet kilkudziesięciu m2.
Na naszych planach stoisk zawsze zamieszczamy etykietki z nazwami firm. Jeżeli nie życzysz sobie, aby ujawniać swoją obecność na tym etapie przygotowań (np. z powodu konkurenta), wtedy w miejscu nazwy firmy pojawi się numer zamówienia.
*Jeżeli organizator nie udostępnia planu stoisk do wglądu wystawców, to powinna Ci się zapalić czerwona lampka – dlaczego? Na podstawie planu stoisk zawsze możesz zorientować się co do wielkości imprezy i obłożenia stoisk w danym momencie.
Czy muszę mieć zarejestrowaną firmę, aby wziąć udział w targach?
Nie jest to konieczne. „Firma” jest to forma prowadzenia działalności komercyjnej w sposób stały i zorganizowany. Sporadyczne usługi ślubno-weselne możesz świadczyć i opodatkowywać na podstawie np. umowy o dzieło.
Bądź czujny. Pytaj i sprawdzaj wszystkie kwestie, na które masz wpływ. Na pewno pozwoli Ci to uniknąć rozczarowania w dniu imprezy.
Powierzchnia wystawiennicza od A do Z
Rodzaje i lokalizacja stoisk
Lokalizację swojego stoiska wybierzesz na podstawie udostępnionego przez nas planu stoisk, który jest uaktualniany nawet kilka razy dziennie i przedstawia stan dostępności miejsc.
Masz możliwość wskazania takiej lokalizacji, jaką uznasz za najbardziej korzystną dla siebie. Po akceptacji przez organizatora, zostanie ona naniesiona na plan.
Powierzchnia niezabudowana
OPIS POWIERZCNI NIEZABUDOWANEJ
Składając zamówienie, rezerwujesz powierzchnię targową zwaną też powierzchnią niezabudowaną. W kolejnym etapie rezerwacji powierzchnię niezabudowaną możesz doposażyć wynajmując zabudowę targową. Wtedy Twoje stoisko będziemy nazywać stoiskiem zabudowanym . Oczywiście powierzchnię targową możesz zaaranżować z wykorzystaniem własnych elementów (własna zabudowa).
Powierzchnia targowa jest to pusta powierzchnia do własnej aranżacji. „Stoiska niezabudowane” zamawiają najczęściej firmy, które dorobiły się już własnej zabudowy i przywożą ze sobą całe wyposażenie stoiska lub te, które same aranżują stoisko bez potrzeby stawiania ścianek targowych.
Oczywiście do stoiska niezabudowanego możesz domówić np. tylko pewne elementy z oferty standardowej zabudowy targowej: meble targowe, ścianki, wykładzinę targową. W standardzie stoiska niezabudowanego nie występuje podłączenie do prądu. Nie zapomnij go domówić, jeśli jest Ci niezbędne.
Powierzchnia zabudowana
ZOBACZ DOKŁADNY OPIS ZABUDOWY TARGOWEJ
Powierzchnia, którą wynajmujesz wraz z zabudową targową. W standardzie zabudowy występują ścianki zwieńczone fryzem z nazwą firmy, oświetlenie w liczbie: 1 punkt na 3 m2, przyłącze elektryczne z obciążeniem do 2 kW oraz wykładzina targowa w kolorze bordowym.
Dodatkowo, tak jak w przypadku stoiska niezabudowanego, możesz domówić elementy dodatkowe, tj. meble targowe (lady, gabloty, półki, krzesła), uchwyty na tv, duże lampy halogenowe, itp.
W żargonie targowym spotkasz jeszcze inne określenia stoisk:
Stoisko otwarte
Jest to określenie lokalizacji dotyczące zarówno powierzchni zabudowanej jak i niezabudowanej. Jest to np. stoisko narożne, otwarte z obu stron. Zwykle te stoiska są rezerwowane w pierwszej kolejności, ponieważ zapewniają bardzo dobrą ekspozycję i dostępność dla zwiedzających.
U nas ta atrakcyjna lokalizacja nie jest dodatkowo wyceniana. Obowiązuje zasada „kto pierwszy, ten lepszy”. Jeżeli zatem zależy Ci na takiej lokalizacji, to radzimy dokonać rezerwacji z wyprzedzeniem, ponieważ od wielu lat te stoiska rozchodzą się najszybciej.
Stoisko wyspowe
Przy wejściu na halę targową i w okolicach sceny umieszczamy duże sektory ze stoiskami wyspowymi. Można je wynająć w całości lub w znacznej części po uzgodnieniu z organizatorem. Te miejsca są przeznaczone na najbardziej prestiżowe ekspozycje.
Stosujemy ukłon wobec stałych wystawców, którzy mogą zarezerwować swoją poprzednią lokalizację przed wystawieniem planu na kolejną edycję targów. Wystarczy poinformować nas o tym mailem przed opublikowaniem nowej oferty.
Która lokalizacja będzie najlepsza?
Jest to sprawa bardzo indywidualna. Aby to lepiej zrozumieć, postaw się w sytuacji osoby odwiedzającej targi, a najlepiej odwiedzaj różne imprezy i obserwuj swoje zachowanie.
Układ naszych stoisk jest rozplanowany w taki sposób, aby odwiedzający mogli dotrzeć do każdej lokalizacji. Zwykle planujemy wcześniej domyślny kierunek zwiedzania, którym podążają goście projektując układ sektorów. Oczywiście, jeżeli ktoś szuka czegoś konkretnego, to nie będzie nas słuchał, tylko kierował się od razu do interesujących go stoisk.
Przy scenie, szczególnie w czasie bloków pokazowych, zawsze gromadzi się tłum ludzi. Jeżeli zależy Ci na rozdaniu jak największej liczby materiałów reklamowych czy prowadzeniu krótkich rozmów z wieloma osobami, to ta lokalizacja będzie dla Ciebie idealna. Może się jednak okazać, że będzie tam zbyt głośno na długie rozmowy. Jeżeli uważasz, że z klientem trzeba spokojnie porozmawiać, to może lepiej będzie znaleźć spokojniejsze miejsce.
Dobra lokalizacja to nie wszystko i może ona jedynie pomóc w osiągnięciu sukcesu. Najważniejszy jesteś Ty i Twoje produkty/usługi oraz sposób, w jaki
je zaprezentujesz.
Zabudowa targowa
ZOBACZ DOKŁADNY OPIS ZABUDOWY TARGOWEJ
ZOBACZ GALERIĘ USŁUG DODATKOWYCH
Zabudowa targowa, oferowana do wynajmu przez organizatora, jest oparta na najpopularniejszym systemie targowym OCTANORM. Spotkasz się z nią również na innych targach branżowych.
Ten system opiera się głównie na konstrukcjach aluminiowych – słupkach o przekroju oktagonalnym i listwach wpinanych do tych słupków. Specjalny rowek w listwie pozwala na zaprawienie powlekanych płyt stanowiących wypełnienie. System pozwala na budowanie różnych konstrukcji targowych, szybko i efektywnie.
Najpopularniejsze konstrukcje, które możesz wynająć:
- Box targowy - buduje się go we wskazanym miejscu w dniu technicznym. Na potrzeby danej imprezy, określa się pewien standard, który mówi nam, co wchodzi w skład zabudowy w cenie za m2 wynajętej powierzchni. Przykład standardu: ścianki, fryz z nazwą firmy, oświetlenie – 1 punkt na 3 m2, przyłącze elektryczne do 2 kW, wykładzina w kolorze bordo. W zależności od lokalizacji, box targowy może być narożny (otwarty z dwóch stron) lub otwarty z trzech stron. Domyślnie budujemy tak, aby układ był najkorzystniejszy dla wystawcy. W razie potrzeby, na miejscu możemy zdjąć lub zaprawić ściankę boczną stoiska bez żadnej dopłaty.
- Ścianka - budowana jest z paneli o szerokości 1 m i wysokości 2,5 m. Posiada wypełnienie w kolorze białym. Rozliczana od metra bieżącego.
- Lada - prosta konstrukcja 1x1x0,5 m z półką od wewnętrznej strony. W ofercie znajdują się również lady jubilerskie (przeszklony blat) i lady recepcyjne łukowe.
- Witryna - masz do wyboru kilka rodzajów przeszklonych witryn z półkami.
- Podesty - dysponujemy podestami o różnych kształtach i wymiarach.
- Inne wyposażenie: półki, uchwyty na telewizor, haczyki, wieszaki, stoliki, krzesła, fotele, drzwi harmonijkowe, zasłonki, sufit, kolorowe wykładziny
Jak zrobić dekorację na stoisku zabudowanym?
Aby okleić ścianki, najlepiej zamówić wydruki na papierze, które należy podkleić żelową taśmą dwustronną. Zgłoś się po nią do biura targowego. Wymiary znajdziesz w specyfikacji zabudowy. Patrz: „światło na grafikę”. Jest to dokładna odległość pomiędzy słupkami.
Wygodniejszym, ale też jednorazowo droższym sposobem jest zamówienie całych wkładów z nadrukiem na spienionym PCV. Takie płyty możesz wykorzystywać wielokrotnie. Pamiętaj, aby zgłosić, że posiadasz własne wkłady i dostarczyć je zanim powstanie Twoje stoisko.
Własnymi wkładami możesz również wypełnić konstrukcję lady czy gabloty. Banery można powiesić na haczykach wstawionych do górnej listwy. Innym sposobem (przy małym stoisku zabudowanym) będzie zrobienie w banerze zaszewki, wprowadzenie tam rurki i podwieszenie całości lub oparcie na górnej części zabudowy.
Zgłoszenie na targi
Kiedy należy zgłosić chęć uczestnictwa w Targach Ślubnych?
Im szybciej tym lepiej. Tak, jak wspomniałem wyżej - dzięki wcześniejszej rezerwacji masz szansę na wybranie najlepszej lokalizacji stoiska. Niektóre imprezy są tak popularne, że już na kilka tygodni przed planowanym terminem brakuje wolnego miejsca.
Wcześniejszą rezerwację polecamy również w przypadku zainteresowania usługami, które są reglamentowane, tj. prezentacja limuzyn/samochodów w hali wystawienniczej lub prezentacja zespołów na żywo. W tych przypadkach liczba dostępnych miejsc jest zawsze ograniczona i na ostatni moment nie jesteśmy w stanie wygospodarować dodatkowego miejsca.
Jak wygląda proces zgłoszenia udziału w Targach Ślubnych?
Posiadamy serwis internetowy dedykowany naszym wystawcom, za pośrednictwem którego w kilka chwil wyślesz swoje zgłoszenie.
Oto 5 prostych kroków:
- Rejestracja w serwisie dla wystawców, czyli założenie konta klienta.
- Logowanie do serwisu za pomocą danych (login i hasło), które otrzymasz na podany przy rejestracji adres e-mail.
- Wybór imprezy i wypełnienie formularza zgłoszeniowego (będzie on już częściowo uzupełniony danymi podanymi przy rejestracji).
- Akceptacja zgłoszenia przez organizatora i naniesienie Twojej firmy na plan stoisk.
- Wysłanie na podany przez Ciebie adres e-mail potwierdzenia Twojego zgłoszenia wraz z proformą na symboliczny zadatek.
WAŻNE!
Dane, które podajesz w czasie rejestracji czy w zgłoszeniu, są automatycznie pobierane przy tworzeniu faktury, wpisu do katalogu oraz napisu na fryzie. Wypełnij rubryki starannie z uwzględnieniem dużych i małych liter z polskimi znakami.
Przed wypełnieniem formularza podejrzyj plan stoisk dostępny w systemie i zaproponuj wybraną przez siebie lokalizację.
Edycja zamówienia
Do czasu wystawienia faktury końcowej (ok. 2 tygodnie przed imprezą) masz możliwość edycji swojego zamówienia, czyli: dodania lub odwołania usług dodatkowych, zmiany wielkości i lokalizacji stoiska, poprawienia treści wpisu do katalogu branżowego lub napisu widniejącego na fryzie (występuje tylko przy opcji stoiska zabudowanego).
Inne formy promocji poza stoiskiem targowym
Prezentacja pojazdu ślubnego
PREZENTACJA POJAZDU W HALI
PREZENTACJA POJAZDU PRZED HALĄ
Możliwa jest prezentacja pojazdu w hali (jeżeli pozwala na to obiekt) lub na zewnątrz przy wejściu.
Czasami liczba pojazdów możliwych do zaprezentowania jest ograniczona, taka informacja jest wtedy oznaczona na planie stoisk. Płaci się ryczałtem od pojazdu (a nie od powierzchni w m2).
Prezentacja zespołu muzycznego na żywo
PREZENTACJA ZESPOŁU MUZYCZNEGO NA ŻYWO
W osobnej sali lub specjalnie wyznaczonym miejscu, gdzie nie będzie to przeszkadzać wystawcom, ustawiamy ok. 4 zespoły muzyczne. Przez całe targi grają one naprzemiennie po 2 utwory (chyba, że ustalą między sobą inaczej). Zespoły przyjeżdżają z własnym sprzętem i nagłośnieniem.
Jest to bardzo popularna forma reklamy na targach, dlatego zgłoszenia należy dokonać z wyprzedzeniem. Usługa prezentacji jest płatna ryczałtem od zespołu niezależnie od zajętej powierzchni.
Pokazy na scenie
POKAZY MODY ŚLUBNEJ NA SCENIE
Scena jest stałym elementem naszych targów i jest do dyspozycji wystawców. Program jest ustalany przez organizatora. Zwykle jeden lub dwa powtarzalne bloki pokazowe (np. godz. 12.00 i 15.00). Występ na scenie jest bezpłatny. Na dużych targach, gdzie zainteresowanie jest większe, pierwszeństwo mają firmy fundujące nagrody dla publiczności.
W przypadku pokazów mody, gdy salon korzysta z modelek organizatora (8-12 modelek), zgodnie z ofertą wnosi opłatę sceniczną, która tylko w niewielkiej części pokrywa faktyczny koszt programu scenicznego.
Fundowanie nagród dla narzeczonych
Jeżeli zdecydujesz się na przekazanie nagrody dla narzeczonych do naszych konkursów na głównej scenie, możesz liczyć na to, że napiszemy o tym w programie imprezy oraz w naszych mediach społecznościowych, ogłosimy to również na scenie. Jest to dodatkowe wyróżnienie i prestiż dla firmy.
Na dużych imprezach skupiamy się tylko na tych nagrodach, które pozwalają otrzymać zwycięzcy pełny produkt lub usługę, stanowią wartość bez konieczności zamawiania dodatkowej usługi. Jeżeli jest to np. kupon na suknię ślubną, to powinien mieć taką wartość, która pozwoli na wybranie jednego z modeli dostępnych w salonie. W przypadku, gdyby narzeczona wybrała droższy model zawsze może dopłacić różnicę.
Reklama graficzna w interaktywnym katalogu wystawców
INTERAKTYWNY KATALOG WYSTAWCÓW
Na każdych targach wydawany jest Interaktywny Katalog Wystawców. Wpis podstawowy jest bezpłatny i przysługuje wszystkim wystawcom w ramach zamówionego stoiska. Zawiera on nazwę firmy, zwięzły opis działalności i dane kontaktowe wraz ze stroną www.
Reklamy graficzne są dodatkowo płatne.
Dystrybucja ulotek
OPIS USŁUGI DYSTRYBUCJI ULOTEK
Istnieje możliwość zlecenia insertu ulotek do toreb targowych, wręczanych zwiedzającym przy wejściu. Na naszych targach niestety nie przewidujemy udziału hostess rozdających ulotki bez wykupionego stoiska.
Jeżeli zarezerwowałeś stoisko i zdecydujesz się na zabranie ze sobą hostess rozdających ulotki, to pamiętaj, że jest to dozwolone tylko i wyłącznie w obrębie Twojego stoiska. Zabronione jest przemieszczanie się po całej powierzchni hali – przy dużej liczbie zwiedzających tworzy to duży tłok i zamieszanie.
Jak przygotować się do Targów Ślubnych? Sprawdź III część poradnika dla Wystawców Targów Ślubnych
Poradnik dla wystawców Targów Ślubnych
część I | część II | część III
