Jak przygotować się do udziału w Targach Ślubnych?

26 grudzień 2018
Andrzej Gontarz

Wspominałem już na początku, w pierwszej części poradnika, że w dużym stopniu sukces udziału w Targach Ślubnych zależy od Twojego zaangażowania. Dobre przygotowanie pozwoli Ci zaoszczędzić sporo czasu i niepotrzebnych nerwów.

Poniżej znajdziesz zbiór porad, które pomogą Ci zaplanować udział w naszych imprezach.

Jak przygotować się do udziału w Targach Ślubnych?

Strategia ważna rzecz

Opracuj plan swojego udziału w targach. Sama obecność na imprezie to trochę za mało, żebyś mógł odnieść spektakularny sukces. Na targach na pewno spotkasz swoją konkurencję.  Co więcej, spotkacie się „na ubitej ziemi”, gdzie każdy będzie miał równe szanse. To nie powinno Cię zniechęcać, a wręcz przeciwnie – skłonić do działania!

Wieloletnie doświadczenie utwierdziło mnie w przekonaniu, że nawet jako mała sala weselna masz szansę wypaść lepiej niż czterogwiazdkowy hotel. Twój sukces na Targach Ślubnych zależy wyłącznie od Ciebie i pokładów Twojej kreatywności. Jeżeli nie czujesz się na siłach i przeraża Cię wizja opracowania planu działania, to skorzystaj z porad lub usług fachowców, którzy wybiorą dla Ciebie najlepszą strategię.

Reklama dźwignią handlu

Przygotuj profesjonalne materiały reklamowe. Jeżeli nie jesteś grafikiem, nie próbuj nim być tylko z okazji targów.

Materiały reklamowe, tak jak ubranie, świadczą o Twojej firmie. Może to jest idealny moment, aby opracować swój styl i rozpoznawalność marki?

Co zamiast oklepanej ulotki?

Zbyt wielu wystawców naszej branży nadal wierzy w magiczną moc papieru. To, że ulotka załatwi sprawę, zachęci klienta, zorganizuje zlecenia... a może by tak postawić na inną formę promocji?

Zamiast tysięcy ulotek, przygotuj kilkadziesiąt porządnie wykonanych prezentów reklamowych. Rozdaj je tylko tym, z którymi porozmawiasz dłużej niż 5 minut. Przekonasz się, jak potrafi zadziałać i wpisać się w pamięć oryginalna forma reklamy.

Twój zespół jest Twoją wizytówką

Dobrze zaplanuj liczbę pracowników potrzebnych do obsługi swojego stoiska. Na etapie zgłoszenia udziału masz jeszcze czas, aby odpowiednio przeszkolić swój zespół. Pamiętaj, że to właśnie te osoby będą Cię reprezentowały i od nich zależy to, jak Twoja firma będzie postrzegana wśród odwiedzających.

Do rozmowy z klientem również trzeba mieć predyspozycje – wyznacz do tego osoby komunikatywne, reprezentacyjne, pozytywnie nastawione i znające Twoje produkty/usługi. Pamiętaj, że w przypadku targów szczególnie liczy się pierwsze wrażenie – na drugie możesz już po prostu nie mieć szans, a konkurencja nie śpi.

Warto się wyróżnić

Wyróżnij się i daj się zapamiętać! Zdarza się, że po zakończonej imprezie dzwoni do nas para, która zgubiła kontakt do danej firmy, próbuje opisać stoisko i.… niestety ma problem. Inaczej ma się sprawa, kiedy słyszymy „to było stoisko z piękną wiszącą, „huśtawką” lub „całe stoisko było zbudowane ze skrzynek i drewna” – wtedy z marszu rzucamy nazwę konkretnej firmy. Zastanów się co jeszcze możesz zrobić na stoisku, aby przyciągnąć do siebie ludzi. 

Dobrze sprawdza się skłanianie narzeczonych do działania: może to być ciekawy konkurs, promocja targowa czy degustacja. Pamiętaj, że stoisko nie musi być tylko wystawą. Jeżeli masz naprawdę ciekawy pomysł, to zgłoś go organizatorowi. Z przyjemnością pomożemy Ci nagłośnić Twoją atrakcję jeszcze przed targami, a w razie potrzeby udostępnimy dodatkowe miejsce na jej przeprowadzenie.

Dobry plan marketingowy to podstawa

Przemyśl jak to wszystko ma zadziałać, aby finalnie skończyło się podpisaniem umowy na Twoją usługę. Owszem, możesz tylko rozdać ulotki i czekać na efekty po targach, które mogą okazać się spektakularne. Zauważysz jednak, że wielu wystawców będzie podpisywało umowy już na stoisku, podczas trwania imprezy. To sprawi, że będą o jeden krok przed Tobą.

Przygotuj sobie na stoisko zeszyt, którego nie zgubisz. Tam zapisuj kontakty i sprawy do załatwienia, a nawet uwagi, które nasuną Ci się podczas pracy na stoisku. Nie licz na to, że wszystko zapamiętasz.

Zaproś swoich obecnych klientów

To może być nie tylko miły gest, ale również element budowania Twojej marki. W oczach klienta na pewno zyskasz większy prestiż. Miłe spotkania na stoisku z uśmiechniętymi klientami tworzą pozytywny wizerunek dla innych oglądających Twoje stoisko.

Na każde targi przygotowujemy pakiet biletów elektronicznych z rabatem 50% do wykorzystania przez wystawców. Zamiast biletów możemy też wysłać elektroniczne zaproszenia.

Moje stoisko

  • Zarezerwuj stoisko odpowiednio duże do przedstawienia oferty na miarę swoich możliwości. Przy najmniejszej powierzchni 4 m2 musisz przewidzieć również miejsce dla siebie i ewentualnego współpracownika. Blokując przejście, na pewno nie zyskasz sympatii sąsiadów i osób odwiedzających.
  • Zamawiając powierzchnię niezabudowaną, zamawiasz w najtańszej opcji tylko plac pod indywidualną zabudowę. Na początek warto skorzystać z oferowanej zabudowy targowej. Przy wielokrotnym udziale w targach, można zastanowić się nad własną zabudową. Taka inwestycja szybko się zwróci.
  • Nie musisz wszystkiego wozić ze sobą. Nawet przy stoisku niezabudowanym pewne elementy wyposażenia stoiska możesz wynająć od organizatora. Musisz to jednak zgłosić w podanym terminie. Zostawianie decyzji na ostatnią chwilę nie jest dobrym pomysłem. Organizator, podobnie jak ty, przywozi te elementy na halę z magazynu odległego czasami o 200 km.


Kwestie techniczne

Wszystkie systemy targowe charakteryzuje funkcjonalność, mobilność, estetyka i krótki czas rozłożenia. Projektując własne konstrukcje pomyśl o tym, aby aranżacja stoiska nie zajęła Ci zbyt wiele czasu. Jeżeli posiadasz wymagającą dekorację, musisz skorzystać z całego dnia technicznego. Najlepiej omów to z organizatorem. Może znajdą się rozwiązania, które Ci pomogą sprawniej przygotować stoisko.

 Postaraj się zaplanować dzień targowy tak, aby nie stracić całej energii na rozłożenie stoiska. Musisz przecież, przede wszystkim, skupić się w tym czasie na osobach zainteresowanych Twoją ofertą.

 

Czy mam plecy?

Jest to jedno z najczęściej zadawanych pytań przez osoby, które zamówiły stoisko niezabudowane. „Plecami” nazywana jest tylna ścianka/ściana.

Jeżeli oferta danej imprezy nie stanowi inaczej, to nie masz zagwarantowanych pleców. Chyba, że sąsiad stojący za Tobą zamówi stoisko zabudowane – wtedy automatycznie posiadasz plecy, ale musisz wziąć pod uwagę, że mogą Ci się one nie spodobać (mogą być kolorowe lub zawierać nadruk firmy). Zamawiając stoisko niezabudowane, wybierasz najtańszą opcję samej powierzchni i zakładamy, że masz własne niezależne stoisko, które przywieziesz na targi. Ostatecznie masz również możliwość domówienia u nas samych ścianek. 

Przyłącze elektryczne

W stoisku zabudowanym masz w standardzie przyłącze elektryczne do 2 kW (większe zapotrzebowanie należy zgłosić). Do stoiska niezabudowanego możesz domówić przyłącze elektryczne podając swoje zapotrzebowanie. Każde urządzenie lub lampa, którą zabierzesz na targi ma podaną moc w watach lub w kilowatach (KW). Trzeba to zsumować.

Przykładowo zabieram na targi:
komputer: 120 W
monitor: 80 W
2 lampy: 2x300 W
---------------------
Razem: 800 W = wystarczy Ci standardowe przyłącze do 2 kW

Cały ambaras z prądem polega na tym, że organizator musi wcześniej przygotować projekt elektryczny, odpowiednio grube kable i rozdzielnie, które rozdzielą moc dostępną na hali na poszczególne sektory i dalej do stoisk. Wpięcie dodatkowych urządzeń, które nie zostały zaplanowane, może spowodować „wybicie” bezpieczników i brak napięcia na całym sektorze, który jest podpięty do jednej z rozdzielni. Niestety, to się czasami zdarza, ponieważ wiele osób nie zdaje sobie sprawy, że dzbanek na kawę zabrany w ostatniej chwili może mieć 1,5 kW, a kilka lokówek do włosów pociągnie 4 kW. Często też wystawca w ogóle nie zgłasza zapotrzebowania, później wpina się do sąsiada… i wszyscy mamy problem.

Osobnym kwestią jest przywożenie na targi niesprawnych urządzeń, które powodują zwarcie. Koniecznie sprawdź swój sprzęt elektryczny w dniu technicznym. Spięcie może spowodować nawet zużyty przedłużacz. Szukanie przyczyny w gąszczu stoisk, przy tłumach zwiedzających, stanowi nie lada wyzwanie, nie wspominając już o stresie, który fundujesz w ten sposób organizatorowi i pozostałym wystawcom.

W czasie imprezy targowej, przy tylu wystawcach i różnych urządzeniach wpiętych do wspólnej instalacji, mogą się zdarzyć różne rzeczy. Cenny sprzęt najlepiej jest zabezpieczyć przed przepięciami, podpinając na swoim stoisku zwykły UPS stosowany przy zabezpieczaniu komputerów.


Orientacyjne wartości dla typowych urządzeń najczęściej zabieranych na targi:

Komputer, laptop, TV, DVD, sprzęt grający, oświetlenie LED - wystarczy standardowe przyłącze do 2 kW
Dzbanek na wodę – ok. 1,5 kW
Lokówka, suszarka do włosów – ok. 1-1,5 kW/szt.
Express do kawy – 2 -4 kW
Lampa halogenowa – 300-500 W

Taśma dwustronnie klejąca i inne problemy

  • Taśmy dwustronne dostępne w handlu nie nadają się na targi. Zostawiają trudno usuwalny klej, który brudzi podłogę, ścianki i inne elementy wyposażenia. Podklejając wykładzinę taką taśmą, możesz zostać obciążony kosztami czyszczenia posadzki. W biurze targowym dostępne są specjalne taśmy targowe (żelowe), które nie zostawiają kleju.
  • Przybijanie gwoździ, wiercenie dziur, przypinanie takerem w meblach targowych, w ścianach czy podłodze nie jest zbyt mądrym pomysłem i należy tego unikać.
  • Stawiając cokolwiek na targach, pomyśl o bezpieczeństwie uczestników. Zabezpiecz elementy tak, aby nic nie zostało przewrócone. Uczestnik zaaferowany ekspozycją często nie patrzy pod nogi.
  • W halach sportowych, gdzie występuje parkiet lub wykładzina sportowa, stosuje się dodatkowe zabezpieczenie podłogi. Może być to niewystarczające wobec Twojej zabudowy. Ostre końcówki elementów stoiska czy temperatura lamp położonych na podłodze, mogą trwale uszkodzić to, co znajduje się pod wykładziną. Zwróć na to uwagę, żeby uniknąć problemów. Czasem wystarczą proste podkładki zabezpieczające.
  • Pamiętaj o bezpieczeństwie pożarowym. Konstrukcje drewniane powinny być pomalowane środkiem ogniotrwałym. Nie na każdej hali dostaniesz zgodę na dekorację z zapalonymi świecami. Nawet jeżeli uda Ci się to załatwić, musisz mieć na stoisku przynajmniej gaśnicę samochodową. Podświetlanie od dołu sukien ślubnych gorącymi lampami też nie jest dobrym pomysłem. Pojazdy zostawiane na noc w hali targowej powinny mieć odłączone klemy z akumulatora i minimalną ilość paliwa w baku.
  • Jeżeli przywozisz własne konstrukcje, które mają elementy metalowe i oświetlenie musi zostać wykonane zerowanie, aby uniknąć przypadkowego porażenia prądem uczestników targów.
  • Na szczęście ostatnio się to nie zdarza, ale też musisz o tym pamiętać – w czasie targów możesz zostać okradziony. Warto zabezpieczyć cenne eksponaty, zwłaszcza sprzęt elektroniczny, np. specjalną linką antykradzieżową. Drobne eksponaty najlepiej przywieźć w dniu imprezy. Te cięższe, które przywieziesz w dniu technicznym możesz na noc zdeponować pod klucz w biurze organizatora.

 

Dzień techniczny

Jest to dzień poprzedzający targi, najczęściej sobota. Szczegółowe informacje: adres obiektu wystawienniczego, godziny otwarcia oraz harmonogram znajdziesz na stronie danej imprezy dostępnej tylko dla wystawców.

W dniu technicznym możesz wstępnie przygotować swoje stoisko. Nie jest to obowiązkowe (możesz przyjechać tylko w dniu targów) mimo to warto skorzystać z takiej możliwości. Jest dużo spokojniej. Na niektórych halach możesz się rozładować nawet obok stoiska. W dniu targów będziesz mieć problem z podjechaniem do wejścia. Jeżeli będzie zimno, organizator nie otworzy Ci bramy towarowej aby nie wychładzać obiektu, który był dogrzewany na targi przez całą noc.

Identyfikatory i wjazdówki dla samochodów

Pobierzesz je w biurze targowym, które najczęściej jest zlokalizowane zaraz przy wejściu do hali lub odpowiednio oznakowane.

Według regulaminu przysługuje jeden identyfikator na 2 m2 + jeden dodatkowy dla szefa. Większa liczba wejściówek może zostać wydana po konsultacji z organizatorem. Zgłoś się w tym celu do biura targowego.

Dzień targowy

Możesz go potraktować jako swego rodzaju sprawdzian. Przeanalizuj wszystkie poprzednie kroki, pojaw się na Targach Ślubnych i działaj!

Obecność na hali w dniu imprezy

Zaplanuj podróż i zorientuj się, ile czasu zajmie Ci dojazd na konkretną halę. Powinieneś pojawić się na miejscu najpóźniej godzinę przed rozpoczęciem imprezy. Jest to bardzo ważne, ponieważ organizator, wg regulaminu, może zagospodarować Twoją lokalizację, jeżeli nie pojawisz się na miejscu odpowiednio wcześnie.

Dodatkowo, staramy się unikać sytuacji, w których odwiedzający zastają targi niedokończone i niepilnowane przez nikogo stoiska. Oszacuj czas potrzebny na aranżację swojej powierzchni i zrób wszystko, żeby o godzinie rozpoczęcia imprezy zaprezentować gościom gotowe stoisko.

Pozytywne nastawienie przede wszystkim

Tak, tak... jesteśmy tylko ludźmi i każdy z nas może mieć gorszy dzień. Prawda wygląda jednak tak, że możesz mieć najlepszą ofertę, najpiękniejsze stoisko na całych targach, ale jeśli zrazisz do siebie potencjalnych klientów niezadowoloną miną, brakiem chęci do rozmowy i lekceważącymi odpowiedziami, to... niestety nie wróży to niczego dobrego. Możliwe, że spotkasz tych ludzi tylko jeden raz, podczas naszej imprezy, więc postaraj się o to, żeby przez te 7-8 godzin mogli odebrać Cię pozytywnie.

Często obserwuję wystawców, którzy wcześniej narzekali na koszty uczestnictwa, a później na targach tak lekko marnotrawią potencjał, w który zainwestowali.

Zaprezentuj się z najlepszej strony

To Twój czas! Właśnie teraz masz szansę na zaciekawienie narzeczonych swoją ofertą. Zrób wszystko, aby o Tobie nie zapomnieli.

Zapewniam Cię, że odwiedzający zauważają takie rzeczy, jak: pasja, błysk w oku, emocje i ogromna wiedza, które przekazywane są wraz z prezentacją oferty. Bądź sobą i zaprezentuj się z najlepszej strony. W czasie rozmów notuj uwagi i zbieraj kontakty, do których wrócisz zaraz po targach.

Kiedy emocje już opadną...

Demontaż stoiska

Pod żadnym pozorem nie pakuj swojego stoiska przed ustaloną godziną! Ostatni odwiedzający mogą wejść na halę jeszcze pół godziny przed zakończeniem imprezy. Nie ma nic gorszego niż goście, którzy zastaną Cię podczas pakowania stoiska...

Demontaż stoisk następuje bezpośrednio po zakończeniu imprezy. Zabierz wszystkie swoje rzeczy i zostaw stoisko takie, jakim je zastałeś. Wszystkie ewentualne szkody należy zgłaszać w biurze targowym.

Nie wiem czy wiesz, ale właśnie w tym momencie masz szansę zepsuć sobie humor na resztę dnia. O co chodzi? Zauważ, że instalowanie stoisk trwa całą sobotę i część niedzieli, a po targach wszyscy o jednej godzinie chcą szybko spakować ekspozycję i pojechać do domu. Mimo naszych najlepszych starań, nie unikniemy konfliktów, kiedy równocześnie do bramy towarowej ruszy 200 firm.

Jak tego uniknąć? Wystarczy poświęcić 40 minut, np. na sympatyczną pogawędkę czy spokojny demontaż, żeby później bez stresu wjechać samochodem nawet pod swoje stoisko (na niektórych halach jest taka możliwość). Opróżnianie hali przez wystawców trwa średnio ok. godziny, a po trzech godzinach nie ma już nawet śladu zabudowy. Może zatem warto poczekać chwilę dłużej i w spokoju, bez stresu opuścić targi?

Przeanalizuj swój udział w targach

Spójrz na siebie krytycznym okiem i oceń swoje wystąpienie na targach. Co wypadło dobrze, co zainteresowało klientów, a co można by następnym razem poprawić? Czy konkurencja wypadła lepiej, a jeśli tak, to dlaczego?

Odpowiedz sobie szczerze na te pytania. Bardzo możliwe, że zainspirujesz się strategią działania lub aranżacją stoiska konkurencji lub kogoś z innej branży. To nic złego! Wręcz przeciwnie, może Cię to skłonić do działania i zaowocować jeszcze lepszym przygotowaniem na kolejną imprezę.

Koniecznie sięgnij do notatek, które zrobiłeś na targach i skontaktuj się z osobami, od których uzyskałeś telefon lub maila w ciągu 2-3 dni. Może to być tylko podziękowanie za wizytę na stoisku i zaproszenie do odwiedzenia strony, ale nie zostawiaj pozyskanego kontaktu bez odzewu dłużej niż kilka dni.

Wyciągnij wnioski

Jeżeli bierzesz udział w targach po raz pierwszy, to powinieneś się liczyć z tym, że niekoniecznie wszystko pójdzie po Twojej myśli. Wielu wystawców dochodzi do skutecznych rozwiązań dopiero na kolejnych edycjach.

Nie zrażaj się! Obserwuj, analizuj, wyciągaj wnioski i wdrażaj nowe pomysły.

 Pamiętaj, że nie zawsze efekty będą widoczne od razu. Potencjalny klient może się odezwać w przeciągu kilku dni, miesięcy a nawet lat. Taka jest właśnie specyfika branży ślubno-weselnej i musisz się z tym liczyć.

 

Mam nadzieję, że zawarte tu informacje i wskazówki przybliżyły Ci specyfikę naszych imprez i rozwiały ewentualne wątpliwości. Nie bój się zadawać nawet najprostszych pytań. Pamiętaj, że jesteśmy tu dla Ciebie i mamy wspólny cel. Zawsze postaramy się znaleźć najlepsze wyjście z każdej sytuacji. My też kiedyś zaczynaliśmy i wcale nie było łatwo.

Do zobaczenia na Targach Ślubnych!

Średnia

5.0

Oceń mój artykuł

Zobacz także

16 grudzień 2018
11 grudzień 2018

Komentarze