Czy warto korzystać z szablonów? Czy gotowce to dobry sposób, by zaoszczędzić czas?

08 maj 2019
Maria Wawrzykowska

Gotowe oferty, które wysyła się klientom. E-maile przygotowane na konkretne zapytania. Czy rzeczywiście warto z nich korzystać? A może zamiast pomagać w pracy - szkodzą? Czy gotowce to dobry sposób, by zaoszczędzić czas?

 Czas to pieniądz. Dlatego w prowadzeniu biznesu szukamy rozwiązań, które ułatwią nam jego oszczędzanie. Jednym z nich jest stworzenie bazy szablonów, które wykorzystamy do odpowiadania na zapytania.

Jakie gotowce przygotować?

Warto przygotować kilka różnych wzorów, które pomogą one na szybkie odpowiadanie klientom. Jakie to szablony?

  • wzory odpowiedzi na e-maile i zapytania w mediach społecznościowych,
  • szablony ofert,
  • zasady pracy.

Co powinny zawierać szablony?

  • E-mail - podziękowanie za zapytanie, przedstawienie oferty, cennik, sposób pracy, stopkę maila a w niej link do strony www, do mediów społecznościowych, telefon
  • Szablon oferty - informacje o firmie, ofertę wraz z cenami, pakiety, wszelkie informacje o etapach pracy, kwestie rozliczeń (zadatki/zaliczki, transze).

 

Jak korzystać z gotowych wzorów?

Gotowe przygotowane szablony ofert i e-maili pomogą w prowadzeniu własnego biznesu. Pozwalają na szybką reakcję na zapytanie skierowane do firmy. Ale czy rzeczywiście jest to dobra opcja? Oczywiście. Pod warunkiem, że korzystamy z gotowych wzorów trzymając się pewnych zasad.

  • Dopasuj szablon do zapytania - gotowe wzory są tylko wzorem, który każdorazowo dopasowuje się do konkretnego przypadku.

    Jeśli klient ma nietypowe zlecenie, oczekuje od Ciebie wyceny zgodnej z konkretnymi, zawartymi w treści zapytania informacjami - uwzględnij je podczas odpowiedzi. Jeżeli będzie wymagać to dodatkowych wyliczeń czy tłumaczeń - zrób to. Przecież to jest część Twojej pracy.
  • Odpowiadaj na wszystkie pytania zawarte w e-mailu - wysyłając odpowiedź na zapytanie klient powinien mieć poczucie indywidualnego traktowania, dlatego schematyczna odpowiedź, która nie zawiera informacji, o które prosił w e-mailu, z pewnością mu się nie spodoba.

    Szablony mają ułatwić pracę, ale trzeba korzystać z nich umiejętnie. W przeciwnym razie będzie to wyglądać jak rozmowa z botem ;)
  • Edukuj - zapytania od klientów bywają różne. Jedne dziwią, inne bawią. Jednakże to co dla nas jest oczywiste, dla klienta takie być nie musi.

    To od nas, przedsiębiorców, zależy czy będziemy edukować klientów, czy lekceważyć ich zapytania. Jeśli dostajemy pytanie o ofertę, która wykracza poza nasze kompetencje - napiszmy o tym.

    Przykład: salony sukni ślubnych często pytane są o to, czy będzie możliwość pozostawienia sukni do odsprzedania po jej zakupie. O ile salon zajmuje się sprzedażą i komisem, to nie ma problemu. A jeśli nie - trzeba o tym poinformować klienta.

 

  • Dopytuj - jeżeli nie masz pewności o co chodzi klientowi, czy dobrze zrozumiałeś jego zapytanie - dopytaj.
  • Polecaj - masz zajęty termin? Nie zajmujesz się taką usługą? Nie masz w swojej ofercie takiego produktu? Pomóż klientowi i poleć innego usługodawcę, podaj link do strony z produktami o których pisze klient.

    Czasami można stworzyć gotową listę, jeśli dość często zdarza się takie zapytanie.
  • Podaj alternatywę - utwórz wzór e-maila, w którym podajesz alternatywy. Masz zajęty termin - pokaż, co możesz innego zaoferować.

    Przykład: jeśli masz zajęty termin na reportaż ślubny zaproponuj sesję poślubną; w swojej ofercie nie masz takiej sukni ślubnej - pokaż model najbardziej zbliżony do tej przesłanej przez klienta.
  • Nie chcesz pisać? Zadzwoń - czasami pytań jest tak wiele, że łatwiejszą opcją jest rozmowa - telefoniczna czy np. przez Skype.

 

Gotowe wzory bardzo ułatwiają pracę. Warto mieć je zapisane w szablonach e-maili w programie pocztowym, w notatniku czy w innym miejscu, skąd łatwo skopiuje się treść także na urządzeniach mobilnych.

Zawsze jednak warto pamiętać o tym, żeby dokładnie przeczytać treść zapytania od klienta i dostosować dany szablon do niego.

Średnia

0.0

Oceń mój artykuł

Zobacz także

29 październik 2018

Komentarze